1.Veri sorumlusu ve başvuru yolu
Veri sorumlusu T.C. Gençlik ve Spor Bakanlığıdır. İstanbul 2027 4. Avrupa Oyunları Genel Koordinatörlüğü (“Organizasyon”), Bakanlık adına gönüllü başvurularını alır, değerlendirir ve adaylarla iletişim kurar. Gönüllü formuna başvuru bağlantısı üzerinden ulaşır ve hesap açmadan başvurursunuz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. maddesi uyarınca kişisel verilerinizi aşağıdaki şekilde işleriz. Son ekranda verilen takip koduyla başvurunuzun durumunu, aşamasını ve tarihlerini görebilirsiniz. Kötüye kullanımı önlemek için sorgu sayısı sınırlandırılır.
2.Alınan bilgiler ve yöntem
Yetişkin başvuru formunda ad, soyad, vatandaşlık, e-posta, ülke kodu/telefon, doğum tarihi, ikamet ülkesi/şehir ve koşula göre ilçe, eğitim, mesleki uzmanlık, İngilizce seviyesi, seçerseniz diğer diller, spor ve gönüllülük geçmişi, liderlik, beceri, motivasyon, görev/spor/bölge tercihleri, uygun günler, mülakat tercihi ve konaklama ihtiyacı alınır. İsteğe bağlı spor/deneyim belgeleri PDF, JPG veya PNG olarak en çok 10 MB yüklenebilir. Form zorunlu, isteğe bağlı ve koşula bağlı alanları gösterir. Ayrıca IP adresi ve zaman bilgisini içeren başvuru kayıtları, sunucu erişim kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi), kötüye kullanımı önlemek için kısa süreli işlenen IP adresi, aydınlatmanın gösterildiğine ve uygulanıyorsa taahhütnamenin kabulüne ilişkin kayıtlar ile başvuru takip kodunuz tutulur.
Veriler elektronik form ve başvuru iletişiminden tamamen veya kısmen otomatik yollarla alınır. Mükerrer başvuruyu kontrol etmek için yetişkin başvurusunda e-posta ve telefon, 18 yaş altı ön başvurusunda e-posta sunucuda karşılaştırılır. Bu aydınlatma, ilk sorgudan önce gösterilir. Başvuru veya ön başvuru dosyası son gönderimde oluşur. Yarım yanıtların tarayıcıda geçici olarak tutulması, Tarayıcı Teknolojileri Aydınlatmasında açıklanır.
Kimlik belgesi görüntüsü, genel sağlık geçmişi, adli sicil veya üyelik bilgisi bu formda istenmez. Serbest metin ve belgelere ilgisiz hassas bilgi veya başkasının kişisel verilerini eklemeyiniz. Destek ve bildirimler için kvkk@2027istanbul.org adresine yazabilirsiniz.
3.Amaçlar ve hukuki sebepler
Başvurunuzun alınması ve değerlendirilmesi, görev için gerekli uygunluk bilgilerinin incelenmesi, tercihlerin eşleştirilmesi ve sizinle iletişim kurulması, başvurduğunuz gönüllülük ilişkisinin kurulmasıyla doğrudan ilgili ve gerekli olduğu ölçüde Kanun’un 5/2-c maddesine dayanır. Bu dayanak, 18 yaşından küçük adayların bağlayıcı olmayan ön başvurularını değerlendirmek için doğrudan gerekli asgari bilgiler ve taahhütname uygulandığında kabul kaydı için de aynı ölçüde geçerlidir. Sistem güvenliği için gerekli ve ölçülü kayıtlar, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla 5/2-f maddesine dayanır. Somut hukuki talepler için zorunlu kayıtlar 5/2-e maddesi kapsamında işlenir.
Mükerrerlik kontrolü, başvuru türüne göre yukarıda belirtilen iletişim bilgileriyle sınırlıdır. Bu kontrol, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Kanun’un 5/2-f maddesine dayanır. İlk başvuruda T.C. kimlik veya pasaport numarası ile üst/alt beden ve ayakkabı ölçüsü alınmaz. Seçim, görevlendirme veya akreditasyon aşamasında gerekli bilgiler, amacı ve hukuki sebebi açıklanarak o aşamada istenir.
4.Yaş ve ayrı aşamalar
Başvuru için 1 Ocak 2026 tarihinde 16 yaşını doldurmuş olmanız gerekir. Yaş uygunluğu, forma girdiğiniz doğum tarihine göre belirlenir. Başvuru tarihinde 18 yaşını doldurmamış uygun adaylara çocuk aydınlatması gösterilir. Bu adaylar yalnız ad, soyad, doğum tarihi ve e-posta adresiyle yükümlülük doğurmayan ön başvuru gönderebilir. Bu aşamada veli veya yasal temsilci onayı, taahhütname kabulü ve T.C. kimlik numarası alınmaz. Ön başvuru sınav, eğitim veya akreditasyon sistemlerine gönderilmez. Sonraki bir aşamaya geçilecekse o aşamanın bilgileri ve gerektiğinde temsilci onayı ayrıca sunulur. Yetişkin başvurusunda aydınlatma ve taahhütname kabulü ayrı sunulur. Genel açık rıza, formu göndermenin şartı değildir.
5.Erişim ve aktarım
UKX Danışmanlık Ticaret Anonim Şirketinin yetkili ekibi başvuru ve sistem yönetimine destek verir. UKX Tech Danışmanlık A.Ş. platformun geliştirme, bakım ve teknik destek hizmetini sağlar. Başvuru veri tabanı ve yedekleri Turkcell İletişim Hizmetleri A.Ş.nin Gebze veri merkezinde tutulur. Teknik destek erişimi Türkiye’den sağlanır. Başvuruya ilişkin e-postalar Related Digital (Hedef Medya Tanıtım İnteraktif Medya Pazarlama A.Ş.) üzerinden gönderilir. E-posta hizmetinin barındırılması ve erişimi Türkiye’dedir. Burada açıklanan başvuru işlemlerinde veriler yurt dışına aktarılmaz. Yurt içi aktarımlar Kanun’un 8. maddesindeki koşullarla sınırlıdır. Yetkili kamu kurumlarıyla, somut yasal yükümlülüğün veya yetkili talebin gerektirdiği bilgiler paylaşılır.
UKX’in ve Genel Koordinatörlüğün yetkilendirilmiş değerlendirme ekipleri başvuruları görevleri kapsamında inceler. Yönetici ve işe alım uzmanı rollerinde Excel dışa aktarımı yapılabilir. Paylaşım yalnız onaylı görev ve yetkiyle sınırlıdır.
İlk başvuruda Microplus/GMS’e aday verisi gönderilmez. Aktarım yalnız akredite gönüllüler için, akreditasyon tamamlandıktan sonra ve akreditasyon ile görevlendirmenin yürütülmesi için gerekli bilgilerle sınırlı olarak yapılır. Reddedilen adayların verileri bu amaçla aktarılmaz.
Bu aktarım başlamadan önce ilgili gönüllülere alıcı, aktarılacak bilgiler, amaç, ülkeler ve varsa yurt dışı aktarım güvencesi ayrıca açıklanır.
6.Saklama
Sekme oturumunun dışında tutulmayan yarım yanıtlar, yukarıda açıklanan şekilde temizlenir. Yetişkin başvuru dosyası, başvuruyu sonuçlandırmak ve gerekli takip işlemlerini yürütmek için gereken süreyle tutulur. Kabul edilen adayların yalnız faaliyet ve akreditasyon için gerekli kayıtları ilgili aşamaya alınır. 18 yaş altı ön başvuru süresi Çocuk ve Veli Aydınlatma Metninde açıklanır.
Güvenlik kayıtları sistem güvenliği için, aydınlatma gösterimi ve varsa taahhütname kabul kayıtları ise bunların ispatı için gerekli süreyle tutulur. Aktif kullanımdan ayrılan yedek kopyalar, teknik yedekleme döngüsünde en çok 35 gün kalır. İmha işlem kayıtları imha tarihinden itibaren en az üç yıl tutulur. Resmî başvuru, karar ve onay belgelerinde kurumun tabi olduğu arşiv kuralları uygulanır. Somut uyuşmazlık veya zorunlu saklama sebebi varsa yalnız gerekli kayıtlar sınırlı erişimle saklanır.
7.Haklarınız ve başvuru
6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi isteyebilir, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı, yurt içinde veya dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz. Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, 7. madde koşullarında silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz. Münhasıran otomatik analizle aleyhinize ortaya çıkan sonuca itiraz edebilir, hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız giderilmesini talep edebilirsiniz.
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesindeki bilgilerle Zuhuratbaba Mah. Dr. Remzi Kazancıgil Cad. Olimpiyatevi No:34/1, 34158 Bakırköy / İSTANBUL adresine yazılı olarak, Bakanlığın genclikvesporbakanligi@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile veya güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanarak iletebilirsiniz. Daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@2027istanbul.org adresine de başvurabilirsiniz. Başvurular Kanun’un 13. maddesi uyarınca en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Genel iletişim telefonu: +90 212 560 07 07. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 4/2. maddesi uyarınca bu başvuru Türkçe yapılır.